Proje ekibini ve rolleri anlattığımız yazımızda kısaca proje yöneticisinden bahsetmiştik. Bu yazımızda görev tanımının detaylarına ineceğiz. Proje yöneticisi; “Riskleri, kaynakları ve kalite standartlarını değerlendirerek, projeyi planlayan, takım organizasyonunu sağlayan ve ilgili teknik ekibi yönlendirip, gerektiğinde motive eden kişidir”. Proje yöneticisinin yerine getirmesi gereken başlıca görevler aşağıdaki gibidir;
- Kaynakları Yaratır
Proje yöneticisi, proje süresince gerekecek tüm kaynakları (kişiler, eğitimler, donanımlar, materyaller vb.) proje başlamadan tahminler. Proje ilerledikçe, yeni gereksinimlerin neden olduğu yeni kaynaklara ihtiyaç duyulabilir (yeni kişilerin projeye eklenmesi, analiz edilmeyen risklerin projeye etkisi, yeni donanım ihtiyacı vb.). Bu durumlarda, proje yöneticisi zaman kaybetmeden gerekli kaynağı bulmalıdır. Kaynağın elde edilmesinin gecikmesi, projede aksaklıklara neden olacaktır.
- İletişimi Sağlar
Proje yöneticisi, üst düzey yöneticilerle, müşterilerle, son kullanıcılarla ve teknik ekiple sürekli iletişim içerisindedir. Proje ile ilgili herkezi tanır ve gerekli zamanlarda onlar arasındaki iletişimi ve bilgi akışını sağlar. Proje toplantılarını yöneterek, birbirlerini tanımayan taraflar arasında aracılık görevini üstlenir. Toplantılarda farklı taraflar veya teknik ekip arasında çıkabilecek çatışmaları, uzlaştırıcı yöntemlerle çözer.
Müşterilerden gelen yeni talepleri ve hataları analist ile gözden geçirir ve iş-modeli davranışına uygun olmayanları belirler. Ayrıca, üst düzey yöneticilerle kurulan iyi ilişkiler sayesinde gerekli kaynak desteğinin alınması kolaylaşacaktır. Bu tarz ilişkiler, projenin başarısını doğrudan etkileyecektir.
- Riskleri Analiz Eder
Proje yöneticisi, doğabilecek riskleri maksimum düzeyde analiz etmelidir. Riskleri tanımlanmalı, izdüşümlerini hesaplamalı, onları değerlendirmeli ve yönetmelidir. Risklerin analizinde önemli olan, doğru riskler üzerinde çalışma yapılması gerekliliğidir.
Proje yöneticisi, doğru riskleri bulmak için öncelikle tüm riskleri düşünmeli ve aralarında eleminasyon yapmalı veya öncelik belirlemelidir. Gerçek riskler belirlendikten sonra riskin sonuçlarının, ürün ve proje üzerindeki etkisinin tahminlenmesi mutlaka gereklidir. Risklere tahminelenen etkilerine öcelikler atanmalıdır. Öncelik atanması için riskin sonucunda hangi problemin çıkacağı, çıkan problemin proje genelini ne kadar etkileyeceği ve riskin hangi durumlarda ne zaman çıkabileceği dikkate alınmalıdır.
Belirsizlikleri çok olan projelerin risk analizlerinde daha da dikkatli olunmalıdır. Bu tarz projelerde çıkabilecek risklerin sisteme yansımaları maliyetlendirilmeli ve risk maliyetlerine eklenmelidir. Risklerin analiz edilmemesi, projenin başarısını riske sokar. Göz ardı edilen teknik ve diğer risk maliyetlerinden dolayı projenin ortasında kaynaklar tükenmiş, proje planından büyük ölçüde sapılmış olunma ihtimali yüksektir.
- Takımındaki Görev Dağılımını Belirler ve Takımı Motive Eder
Proje yöneticisi, ihtiyaç duyduğu proje ekibini, niteliklerine göre belirler ve departmanlardaki üst düzey yöneticilere bildirir. Departman yöneticilerini ikna etmek her zaman kolay olmayabilir. Kişiler aynı zamanda başka projeleri de yürütüyor olabilirler. Bu noktada proje yöneticisi ve departman yöneticisinin uzlaşması çıkmaza girebilir.
Proje yönetcisinin seçeceği kişiyi hem teknik hem de psikiolojik açıdan çok iyi tanıması gerekmektedir. Teknik yeterlilikler genelde önceki projelerdeki başarılara bakılarak tahminlenebilir. Psikolojik yetkinlik için gerekirse kişinin özel hayatına kadar bilinmesi gerekebilir (Evli mi, çocuğu var mı, mesaiden geç çıkabilir mi, davranış bozukluğu var mı, ekip çalışmasına yatkın mı vb.).
Seçilecek elemanlarda dikkat edilmesi gereken bir nokta da hatalarının sorumluluklarını kabullenip kabullenmedikleridir. “Saklanan hata” proje genelinde aksaklığa neden olabilir. Proje yöneticisi, elemanları motive edebilmeli ve ekibin kendisine inanmasını sağlamalıdır. Altındaki ekibi ona inanmıyorsa, proje baştan başarısızlığa uğramış demektir.
- Proje Gidişatını Denetler ve Raporlar
Proje yöneticisi, ekibine verdiği görevlerin ne durumda olduğunu sürekli sorgulmalıdır. Gidişata göre, zamanında bitmeyeceğini tahminlediği görevlerin gecikme nedenlerini, görev sorumluları ile toplanarak anlamaya ve çözümlemeye çalışır. Gecikme nedeni kişilerden kaynaklansın ya da kaynaklanmasın, geciken görevler, proje gidişatını olumsuz etkileyecektir.
Proje süresince bu tarz sorunlarla karşılaşılabilir. Sorunlarla başa çıkmanın en iyi yolu, bütçe ve zaman kısıtlarını göz önünde bulundurarak yeniden planlanma yapmak ve olabildiğince az sapma olması için çalışmaktır.
Gidişatın denetlenmesi işlemi, ekip üyesinin fazla zamanını almamalıdır. Eğer zaman alıyorsa, proje yöneticisi, görevlerin bitiş tarihlerini hesaplarken üzerlerine denetleme zamanını da eklemelidir. Denetleme sonucunda ortaya çıkan proje durum raporlarını, yöneticilerene ve gerekliyse müşterilere iletmelidir.
- Proje Sonucuna Göre Takım Elemanlarının Kapasitelerini Ölçer
Proje yöneticisi, proje süreçleri devam ederken veya tamamlandığı zaman, delege ettiği görevlerin zamanında tamamlanıp tamamlanmadığı, test departmanından geri dönüşleri, müşteri memnuniyeti vb. kriterleri değerlendirerek, proje ekindeki çalışanların kapasitesini ölçebilir. Böylece diğer projeler için de çalışanlarla ilgili detaylı bilgiye sahip olmuş olur. Görevdeki herhangi bir aksaklığın, kişinin hatası olduğunu düşünmeden önce hatayı kendinde aramalıdır. Çünkü yönetici, kaynak yetersizliği nedeniyle doğru niteliklere sahip olan kişiyi seçmemiş olabilir.
Deniz KILINÇ, Ender AKIN
Yorumlar
Yorum Gönder